Nu, hvor du lige har fået at vide, at du skal stå for at arrangere en stor konference, så er du ret stolt. Det er første gang, at du får hele ansvaret. Du ved dog også, at du får hamrende travlt i den kommende tid. Konferencen skal afholdes i slutningen af april. Du har derfor knapt tre måneder – og derfor skal der være total kontrol over alt – lige fra nu af og til efter konferencen.
Det er en international konference. Der vil derfor være krav til tolkning og gode audiovisuelle faciliteter. Der skal også være mulighed for, at de forskellige repræsentanter kan udstille nogle af deres nye produkter. I det mindste så skal der være mulighed for, at de kan sætte fotos eller plakater op, som viser, hvad de har forsket i.
Meget at styre her
Ja, dine tanker flyver, når du tænker på, hvad dine krav til et konferencecenter er. Det er helt forvirrende – og det kan være ret svært at huske at skrive det hele ned.
Det behøver du jo sådan set heller ikke at gøre – altså sådan skrive alt ned. Det, du bare skal skrive på din huskeliste, er: Gode mødefaciliteter på Sjælland. Denne sætning kan du så kopiere og indsætte direkte i Googles søgefelt. Der vil ikke gå mere end højst ét sekund og du vil få mange forslag til gode ’mødelokaler på Sjælland’.
Behovene for konferencen
Det, du skal koncentrere dig om, er derfor ikke mødefaciliteterne som sådan. Du skal dog sørge for, at du vælger mødelokaler, der passer til konferencens behov: Får I brug for et stort auditorium? Skal der være flere mindre mødelokaler? Hal til udstilling har du allerede været inde på. Og naturligvis skal du også lige have helt styr på, hvor mange mennesker vil deltage i konferencen. Er der tale om 50 eller 300 personer?
Når du så har pejlet dig ind på de mødefaciliteter, der passer bedst til konferencens behov, så kan du begynde at blive lidt mere selektiv: Skal konferencen afholdes i naturskønne omgivelser? Hvis det er tilfældet, så skal du også tænke på, at fordi den er international, så skal mødefaciliteterne ikke ligge alt for langt væk fra København. De fleste rejsende vil jo lande der.
Allerød er tæt på lufthavnen
Men, hvis du kan finde gode mødefaciliteter i fx Allerød, så er du godt på vej. Ikke for langt væk og ikke for tæt på. Og det kan du her: https://nokc.dk/
Du har nu frigjort en masse tid, som du så kan bruge på at indhente tilbud fra forskellige tolke- og oversætterbureauer. Du kan også koncentrere dig om alt, hvad der skal med ind i konferencens program. Det involverer dialog med oplægsholdere, redigering af tekster til de forskellige oplæg, mv.
Der er så meget at sørge for, at du lige pludselig kommer i tanke om, at der også skal sørges for forplejning til konferencens gæster. Og det havde du bare glemt alt om. Men her er det jo, at hvis du fandt de bedste mødefaciliteter i Allerød, så har deres administrator allerede gjort dig opmærksom på, at du endnu ikke har valgt, hvilke mødepakker, der skal bruges under konferencen.